Tipps für den Veranstaltungseinkauf

Der Einkauf von Veranstaltungen kann anspruchsvoll sein – viele Entscheidungen, viele Details, viel Abstimmung.

Damit Sie dabei den Überblick behalten, haben wir 20 Tipps zusammengestellt, die Ihren Tagungs- und Eventeinkauf vereinfachen und deutlich stressfreier machen.

  1. Ziele klar definieren

    Legen Sie die Ziele der Veranstaltung von Anfang an fest. Möchten Sie Netzwerken, Wissen austauschen oder ein Produkt vorstellen? Die Zielsetzung beeinflusst alle anderen Entscheidungen.

  2. Budget festlegen

    Setzen Sie ein realistisches Budget, das sowohl alle notwendigen Ausgaben als auch einen Puffer für unvorhergesehene Kosten beinhaltet.

  3. Frühzeitig planen

    Beginnen Sie mindestens 3 bis 12 Monate im Voraus mit der Planung, insbesondere bei größeren Veranstaltungen.

  4. Veranstaltungsort wählen

    Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort sowohl gut erreichbar als auch ausreichend ausgestattet ist. Überlegen Sie auch, ob der Standort das Image Ihrer Veranstaltung widerspiegelt.

  5. Verfügbarkeit und Kapazität prüfen

    Stellen Sie sicher, dass der Ort an den gewünschten Terminen gut verfügbar ist. Gerade Messen und Großveranstaltungen können Ihre Pläne negativ beeinflussen.

  6. Veranstaltungstechnik frühzeitig buchen

    Technik wie Mikrofone, Projektoren oder Streaming-Optionen sollten rechtzeitig reserviert werden, um Engpässe zu vermeiden.

  7. Flexibilität einplanen

    Bereiten Sie sich auf mögliche Änderungen vor, wie z.B. Veränderung der Teilnehmerzahl oder kurzfristige Veränderungen der Agenda.

  8. Verpflegung planen

    Überlegen Sie, welche Art der Verpflegung (Snacks, Buffet, gesetztes Essen) am besten zur Veranstaltung passt und ob es spezielle Ernährungsbedürfnisse zu berücksichtigen gibt.

  9. Nachhaltigkeit berücksichtigen

    Achten Sie auf ressourcenschonende Optionen bei der Wahl des Veranstaltungsortes (z.B. kurze Anreisen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer), der Verpflegung (z.B. fleischlos) und der Materialien (z.B. Papierlosigkeit, umweltfreundliche Dekoration).

  10. Veranstaltungsteams koordinieren

    Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder wissen, welche Aufgaben sie übernehmen und dass sie rechtzeitig informiert sind.

  11. Anmeldesysteme und Tickets

    Nutzen Sie ein gutes Anmeldesystem, das Teilnehmerinnen und Teilnehmer einfach ein- und auschecken lässt und die Teilnehmerdaten verwaltet.

  12. Zielgruppen berücksichtigen

    Wählen Sie Programmpunkte und Themen, die für Ihre Zielgruppe relevant und ansprechend sind.

  13. Teilnehmerkommunikation pflegen

    Halten Sie Teilnehmerinnen und Teilnehmer regelmäßig über den Stand der Veranstaltung informiert und stellen Sie sicher, dass sie alle relevanten Details erhalten.

  14. Sicherheitsvorkehrungen treffen

    Klären Sie gegebenenfalls alle Sicherheitsaspekte, wie Notausgänge, Sicherheitsdienst und Erste-Hilfe-Maßnahmen und kommunizieren dies mit Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern.

  15. Transportmöglichkeiten prüfen

    Sorgen Sie dafür, dass es für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einfache Transportmöglichkeiten gibt, sei es durch Shuttlebusse, Parkmöglichkeiten oder öffentliche Verkehrsmittel.

  16. Networking-Möglichkeiten bieten

    Erstellen Sie Gelegenheiten zum Austausch und Networking, wie Pausen oder spezielle Networking-Programmpunkte.

  17. Technischer Support vor Ort

    Stellen Sie sicher, dass immer technischer Support vor Ort ist, falls es zu Problemen mit der Technik kommt.

  18. Event-Apps oder Tools nutzen

    Nutzen Sie Event-Apps oder Plattformen, um Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu informieren, einen Überblick über das Programm zu geben und Feedback zu sammeln.

  19. Personal einplanen

    Achten Sie darauf, genügend Personal für Registrierung, Gästebetreuung, Technik und Sicherheit zu haben.

  20. Nachbereitung

    Sammeln Sie nach der Veranstaltung Feedback ein, um den Erfolg zu messen und Verbesserungspotenziale für zukünftige Veranstaltungen zu identifizieren.